Hasta hace unos años todos hablábamos del mundo digital como algo muy remoto. Hoy, después de la declaración mundial de la pandemia por el COVID-19, es una realidad que personas y organizaciones de todas las latitudes del mundo y los diversos sectores sociales y económicos, estamos viviendo de manera obligatoria y acelerada.

El entorno digital esta modificando la forma en que hacemos las cosas; los procesos y atención personalizada toman un giro turbulento, al grado de permitir que ciertos servicios que tradicionalmente eran presenciales, ahora, sean ejecutados vía remota a través de la aplicación masiva y colectiva de las TICs, que permiten la comunicación no física y considere como base la conectividad a la Internet.

Organizaciones de todo tipo, profesionales independientes, familias y sociedad en general, suman esfuerzos para reinventarse, y lograr esta adaptación lo mas veloz posible. Recordemos que el mercado sufre cambios constantemente y los participantes en ese escenario son entes pensantes, abiertos y dinámicos que aprovechan las adversidades para mejorar su presencia en la nueva economía digital.

El aprendizaje no es una excepción a toda esta nueva realidad. La formación de capital humano mediante la capacitación, donde hace unos meses eran preferentemente presenciales grupales, ha tomado su escenario y su participación en el entorno digital. Actualmente, personas y organizaciones dedicadas a la labor de capacitación han migrado sus actividades de sesiones presenciales a sesiones virtuales (sincrónica y asincrónica) con la ayuda de aplicaciones especializadas, como las videoconferencias.

Por tanto, esta guía tiene por objetivo ofrecer experiencias y buenas prácticas para aprovechar los desafíos de la adaptación de la capacitación presencial a la capacitación a distancia. Esta guía práctica está basada en la experiencia del Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) perteneciente al Banco Interamericano de Desarrollo, de convertir sesiones de capacitación presenciales a la modalidad virtual.

En XPANX consideramos que las buenas prácticas contenidas en esta guía te ahorrarán tiempo y enriquecerán la experiencia de aprendizaje de los participantes. Además, podrás utilizarlos para adaptar otras actividades de formación a distancia, por ejemplo, si eres instructor o maestro y necesitas impartir tus cursos o clases virtualmente también te será de utilidad.

Hemos organizado estas recomendaciones siguiendo las siguientes etapas: antes, durante y después de la sesión de capacitación.

Antes de la Sesión

• Desaprende y reaprende. Enseñar en línea y a distancia no es tan simple como impartir un curso presencial. No se puede impartir un curso a distancia y virtual conduciendo la sesión como si estuvieran todos juntos de manera presencial grupal. Algunas de las actividades podrían funcionar en un entorno virtual, pero gran parte de ellas no lo harán. Indistintamente del contenido de la capacitación se recomienda establecer los objetivos de aprendizaje, seleccionar el contenido acorde al objetivo planteado y utilizar las plataformas tecnológicas que se adapten mejor a la audiencia y su entorno, que es único.

• Colabora en equipo. Cuando tienes que facilitar una sesión en línea, es muy importante trabajar en colaboración con otro facilitador. La facilitación en equipo es muy importante para mitigar los riesgos asociados a las variables del entorno virtual-digital. Por ejemplo, supongamos que estás conduciendo una sesión en línea y tu proveedor de internet corta tu acceso al mismo, con lo cual te desconectas de la sesión. En este caso, un co-facilitador podría seguir con la sesión hasta que puedas volver a conectarte.

• Programa y realiza simulaciones previas. Prepara una agenda detallada de los temas que vas a presentar durante la sesión de capacitación y el tiempo estimado para cada uno de ellos. Incorpora actividades dinámicas que faciliten la interacción con los participantes y realiza ensayos previos para comprobar la fluidez de la sesión.

Recuerda que sentarse frente a la pantalla de una computadora durante horas seguidas sin descanso puede matar cualquier entusiasmo por un tema. Por lo tanto, recomendamos incluir en el programa, descansos y una combinación de tareas que mantengan a los participantes activos e interesados. De ser necesario, considera ejecutar una secuencia de asesorías o de sesiones remotas y realizar actividades asíncronas en diferentes momentos, para lograr los objetivos de aprendizaje sin agotar mentalmente a los participantes.

• Adapta tus técnicas y actividades para entornos digitales. El uso de pizarras y rotafolios son frecuentemente utilizados como herramientas esenciales en las sesiones de cursos de capacitación presenciales. Como facilitador virtual debes de ser más cauteloso en utilizar estas herramientas y recursos en el mismo curso. De preferencia, elije una plataforma única que te permita aplicar diferentes técnicas de instrucción y realizar actividades diferenciadas para lograr los objetivos de tu curso. Durante el inicio del curso, considera y planea una actividad que asegure que todos entienden y comprendan cómo usar la plataforma tecnológica que has elegido.

• Accesibilidad y conexión. Uno de los mayores desafíos en una capacitación en línea, es que todos los invitados puedan participar adecuadamente. Al momento de elegir la plataforma tecnológica asegúrate de que esté disponible para todos y su utilización sea intuitiva. Considerar las restricciones y experiencia tecnológica de la audiencia es vital en un espacio en línea, así como en un entorno presencial.

• Conoce la plataforma tecnológica. Independientemente de la plataforma tecnológica que elijas para impartir tu curso de capacitación en línea debes saber cómo manejarla y estar al tanto de cómo funciona para que puedas solucionar problemas que surjan durante la sesión.

Familiarízate con la plataforma seleccionada, para que puedas concentrarse en la facilitación de las actividades que garanticen la participación activa de los capacitandos y el logro de los objetivos del curso. Busca implementar medidas de seguridad de acceso a la plataforma, con el fin de proteger la información y el bienestar de los participantes.

• Prepara y anticipa a tus participantes. Recuerda enviar a los participantes los requisitos técnicos, documentación, agenda completa, secuencia de actividades y/o tutoriales de la plataforma tecnológica con apropiada anticipación. Es esencial que todos se sientan cómodos durante una capacitación a distancia y que sepan lo que va a pasar y qué se espera de ellos.

Programa un corto encuentro previo para asegurarte que todos los participantes tienen acceso a las plataformas y que los sistemas de audio y video funcionan; esto puede ser útil si estás trabajando con personas que puede tener dificultades en el manejo de la tecnología, o si estás trabajando con una plataforma nueva.

Durante de la Sesión

• Cumple con el horario y descanso acordados. Se sugiere que los cursos de capacitación en línea deben ser más cortos que la capacitación presencial. Mantener la duración del taller dentro del tiempo establecido siempre es un desafío. Las discusiones y actividades suelen llevar más tiempo en un entorno en línea. Considera en tu programación algunos minutos al inicio de la sesión para aquellos que lleguen tarde, así como dejar un tiempo adicional para ejercicios técnicamente exigentes.

Si hay retrasos en la agenda no caigas en la tentación de eliminar los descansos de los participantes. Recuerda que el agotamiento que representa prestar atención en un entorno virtual. Si es la primera vez facilitando un curso, realiza ensayos con tus colegas de trabajo y registra el tiempo invertido en cada sección para lograr una mejor estimación del tiempo.

• Procura integrar actividades de comunicación y colaboración. Es recomendable utilizar una plataforma que permita la comunicación y la colaboración con, y entre, los participantes. Durante la sesión prevé actividades donde los participantes tengan oportunidad de hablar y contribuir a la actividad de diferentes maneras, como, por ejemplo: con plataformas de votación, mapas conceptuales o colaborando a través de tarjetas electrónicas (post-its) en los tableros colaborativos. En cualquier caso, se recomienda mantener los micrófonos apagados cuando no se esté hablando para evitar ruidos que interfieran con la presentación o que impidan que otros participantes puedan escuchar.

De igual manera, el uso de las cámaras deberá ser optativo por parte del participante. Pero conviene estimularlo en la medida de lo posible, al igual que en las actividades y dinámicas, poder ver la reacción de los participantes y su actitud no verbal puede ser de gran ayuda para el facilitador, además los otros participantes pueden sentirse más conectados con la actividad y el ambiente del curso.

• Instrucciones claras y precisas. Asegúrate de explicar al inicio de cada actividad las instrucciones para su realización. Además, aunque todos los participantes hayan trabajado de manera colaborativa durante el desarrollo de la actividad, asegúrate de concluir la actividad con un resumen que les facilite a los participantes recordar los aspectos claves de este.

• En un entorno virtual tu voz es fundamental. El ritmo y dinámica de la sesión estará determinada en gran medida por la forma en la que te dirijas a tu audiencia. Habla un poco más despacio considerando que en muchos casos hay interferencias o retrasos en la transmisión. Cuando sea posible, la co-facilitación podría ser un gran aliado para dinamizar las sesiones de capacitación a distancia.

• Asistencia técnica. Cuenta con alguien en tu equipo que pueda dedicarse a atender las solicitudes por chat y a apoyar los participantes respondiendo a las dudas técnicas o de uso de la plataforma.

Después de la Sesión

• Evalúa la satisfacción de los participantes. Los comentarios de los participantes deben recopilarse poco después de que se complete el curso de capacitación. Se puede utilizar una encuesta de satisfacción en línea, idealmente se puede realizar al final de la sesión final.

• Comparte los resultados y actúa. Compartir los resultados es una buena práctica. Dependiendo de los objetivos del curso de capacitación, se recomienda enviar una encuesta posterior, para verificar si los participantes están aplicando sus nuevos conocimientos. Después de una sesión de capacitación a distancia, también se recomienda compartir con los involucrados los resultados del curso, los resultados de la evaluación y las lecciones aprendidas. Una reflexión conjunta permitirá establecer un plan de acción para mejorar futuras experiencias de aprendizaje, especialmente si la capacitación realizada es parte de un plan de formación más amplio.

Muy seguramente, una de las cosas sorpresivas que revela este proceso de aprendizaje en línea, fue confirmar que las barreras de la distancia física y geográfica no son una limitante para dar continuidad a las labores de formación del capital humano, entre las múltiples actividades de la economía y la sociedad. Es momento de redefinir las estrategias para esta nueva realidad, donde nos toca conocer nuevas herramientas tecnológicas, siendo una brillante oportunidad para entregar lo mejor de nosotros y enriquecer la experiencia de aprendizaje de todos y cada una de las personas que participan en los cursos de capacitación a distancia. Las sesiones de capacitación a distancia abren la posibilidad permanente, que trasciende a la pandemia del Coronavirus 2019 (COVID-19). Cuando todo haya pasado, profesionales y organizaciones enfocadas a atender servicios de formación de personas, tendremos una nueva opción de seguir trabajando en línea con mejores metodologías y plataformas.